С 18 февраля 2020 года применяются новые сроки хранения документов, которые образуются в процессе деятельности органов власти и юридических лиц

Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения». Указанный перечень подготовлен с учетом положений федеральных законов, иных нормативных правовых актов РФ, устанавливающих правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов.

Перечень включает документы, образующиеся в процессе деятельности органов и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности.

Для удобства пользования перечнем к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания.

Росархивом разработана инструкция по применению актуализированного перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций. Настоящая инструкция регламентирует структуру перечня, устанавливает порядок его применения, определяет сроки хранения документов.
В частности, приводится порядок исчисления сроков хранения документов, разъясняются особенности хранения документов с установленными сроками (1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет и 75 лет), документов с пометками «Постоянно», «До ликвидации организации», «До минования надобности», «До замены новыми», документов по личному составу.

Отмечается, что снижение сроков хранения, установленных перечнем, запрещается. Организации вправе продлевать сроки временного хранения документов при проведении экспертизы их ценности. Повышение установленных перечнем сроков хранения допускается в тех случаях, когда это обусловлено особенностями работы конкретной организации и ее практическими потребностями.

Утратившим силу признан утвержденный Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с внесенными в него изменениями

Среди наиболее важных изменений для бухгалтеров стоит отметить такие:

— счета-фактуры нужно будет хранить пять лет вместо четырех (ст. 317 нового перечня);
— для случаев, когда есть лицевые счета, срок хранения документов о получении зарплаты повысили с пяти до шести лет (ст. 295 нового перечня);
— в 15 раз снизили срок хранения реестров сведений о доходах физлиц. Теперь это пять лет вместо 75 (ст. 313 нового перечня);
— при УСН организации и предприниматели должны будут хранить книги учета доходов и расходов всего пять лет, а не постоянно, как предусмотрено сейчас (ст. 318 нового перечня).

Новые сроки хранения документов о закупках по Законам N 44-ФЗ и 223-ФЗ:

Бессрочно придется хранить положения (регламенты) о контрактных управляющих, контрактной службе, закупке (п. 217 перечня).
Планы-графики будут хранить только три года (п. 218 перечня).
Документы, составленные в ходе проведения конкурентных способов госзакупок, нужно будет хранить в течение трех лет независимо от объекта и объема закупки. Для госзакупок эти правила распространили на извещения, документацию, протоколы, изменения и разъяснения положений документации, заявки участников, аудиозаписи вскрытия конвертов участников.
Для закупок по Закону N 223-ФЗ по таким правилам будут хранить извещения, положения о закупке и протоколы (п. п. 219 — 223 перечня).
Для контрактов и договоров срок хранения останется прежним — пять лет. Теперь такой срок установлен для всех закупок, а не только для крупных (п. п. 224, 225 перечня).
Сократили срок хранения журналов регистрации заявок и представителей участников. По новым правилам он составит три года (п. п. 227, 228 перечня) вместо пяти лет.
Реестры закупок, совершенных без заключения контракта, будут хранить до ликвидации организации (п. 226 перечня).

Сроки хранения документов, связанных с противодействием коррупции:

Документы, полученные от служащих и работников
Длительный срок хранения установлен для справок о доходах, расходах, имуществе и обязательствах имущественного характера — 50 или 75 лет в зависимости от того, до или после 1 января 2003 года было закончено делопроизводство.
А вот различные уведомления должны храниться пять лет. Это касается уведомлений:
— о намерении государственного или муниципального служащего выполнять иную оплачиваемую работу;
— получении подарков в связи с протокольными или другими официальными мероприятиями, а также командировками;
— обращениях с целью склонить к коррупции;
— личной заинтересованности, которая приводит или может привести к конфликту интересов.
В прежних правилах упоминались только уведомления о фактах склонения к коррупции и об осуществлении иной оплачиваемой деятельности. Срок также был пять лет, однако экспертная комиссия могла его продлить.

Документы работодателя и нанимателя

Постоянно следует хранить планы противодействия коррупции, а также и соответствующие локальные нормативные правовые акты: порядки, перечни должностей и положения, связанные с противодействием коррупции.
Для многих же «текущих» документов установлен пятилетний срок хранения. Речь идет, например, о таких документах, как:
— акты, заключения, возражения и пояснения в связи с проверками соблюдения служащими антикоррупционного законодательства;
— заявления, заключения, докладные, служебные и объяснительные записки, связанные с деятельностью комиссии по соблюдению требований к служебному поведению служащих и урегулированию конфликта интересов. По прежним правилам некоторые из этих документов нужно было хранить в течение пяти лет, а некоторые — постоянно;
— заявления, служебные и объяснительные записки, заключения и протоколы о фактах склонения служащих к коррупции. По старым правилам эти документы должны были храниться постоянно;
— акты, справки, служебные записки, связанные с применением к служащим взысканий за коррупционные правонарушения;
— переписка по вопросам противодействия коррупции.

Журналы регистрации и учета

Пятилетний срок хранения установлен для журналов и баз данных учета и регистрации:
— справок о доходах, расходах, имуществе и обязательствах имущественного характера;
— уведомлений о фактах склонения к коррупции. По прежним правилам также было пять лет;
— уведомлений о намерении выполнять иную оплачиваемую работу. Здесь изменений нет: ранее также был пятилетний срок хранения;
— служебных проверок. Прежними правилами было предусмотрено постоянное хранение;
— уведомлений о личной заинтересованности;
— уведомлений о получении подарков;
— протоколов комиссий по соблюдению требований к служебному поведению и урегулированию конфликта интересов. Раньше они должны были храниться постоянно;
— обращений по «телефону доверия».

Рассмотрим изменения для специалиста по кадрам:

Для каких документов увеличили срок хранения

Несколько кадровых документов придется хранить дольше, чем сейчас, например:
— график отпусков (п. 453 перечня) — три года, а не год;
— книги, журналы, карточки учета, базы данных отпусков (пп. «ж» п. 463 перечня) — пять лет вместо трех.

Для каких документов уменьшили срок хранения

Меньше, чем сейчас, потребуется хранить такие документы:
— документы о дисциплинарных взысканиях (пп. «д» п. 434 перечня) — три года вместо пяти лет;
— заявки о потребности в иностранцах (п. 377 перечня) — год вместо пяти лет;
— документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда (п. 409 перечня) — пять лет, а не постоянно;
— книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий (п. 424 перечня) — 45 лет, а не постоянно.

Для ряда документов срок хранения будет зависеть от того, когда по ним закончено делопроизводство: если до 1 января 2003 года, то их нужно хранить 75 лет, если после — 50 лет. Среди них трудовые договоры (п. 435 перечня), документы о приеме, переводе, увольнении (пп. «а» п. 434 перечня), личные карточки работников (п. 444 перечня). Сейчас такие документы лежат на полках 75 лет.

Для каких документов установили специальный срок хранения

Появятся новые правила для отдельных видов документов. Уведомления, предупреждения работников нужно будет хранить три года (п. 436 перечня). Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии придется беречь год (п. 451 перечня). Журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) понадобится хранить 45 лет (пп. «а» п. 423 перечня).

Важно! Согласно новому порядку ответственность за организацию, состояние делопроизводства и соблюдение требований приказа Росархива несет руководитель организации либо лицо, исполняющее его обязанности.